设计方法|打破层级秩序,量身订制CEO办公室
混合办公模式已成新常态,同时带来了许多挑战和不确定性。在混合办公模式的推行中,著名咨询公司麦肯锡的办公战略与变革业务负责人菲尔·基尔希纳(PhilKirschner)指出,公司领导(如CEO)往往发挥着关键作用,他们需要改变过去的思维方式,为未来的工作定下新的基调。
然而,对于那些希望融入员工团队,成为混合办公榜样的CEO来说,目前的办公室可能会成为障碍。
传统的工作场所设计大都讲究层级秩序,把CEO等领导放在与其他员工不同的行政楼层或套房,降低了工作场所的透明度,使领导们很难与员工建立联系。在新的办公模式下,对CEO的办公空间进行根本性改造,必将会建立新的沟通文化,促进领导与员工的互动和交流,增进彼此的感情。
CEO办公室设计四原则
美国家具品牌Steelcase公司对11个国家的员工进行了一项研究,结果发现,人们希望自己公司的领导是可接近的、亲切的,与自己是平等的而非高高在上。对于许多领导来说,这是改变层级关系的开始。
Steelcase公司创新中心由此提出了一项名为“领导者共享”的应用计划,让员工更容易接近领导,同时也能满足领导们的工作需求。其设计理念在于,工作场所需要更具包容性,打造一种人与公司共同繁荣的氛围。下文是研究人员对CEO办公室提出的四个设计原则。
(1)“我”+“我们”
CEO办公室应该既能支持个人办公,又能支持团队合作。因为CEO要与不同的团队或员工沟通,也要完成自己的工作。
(2)固定+灵活
设计师应该为CEO提供一个具有弹性和高度灵活性的空间。越能轻易按需调整的空间,越能满足他们的各种工作需求,满意度越高。
(3)开放+封闭
具有一定开放性的CEO办公室给人亲近感,能拉近与员工的距离,也方便及时了解和解决问题,提高工作效率。但专注工作和隐私保护对领导特别重要,设计师要在这两种需求中进行有效的平衡。
(4)物理空间+数字化空间
物理空间是CEO线下办公的地方,而视频会议则是他们与远程办公员工不可或缺的沟通工具。远程会议室要支持多人多端交流,满足混合办公需求,CEO办公室要注意技术的应用。
2、CEO办公区域的构成
CEO因其特殊而多样的办公需求,办公室与中层管理者有诸多不同,他们的办公区域由不同功能的空间组成。
(1)个人工作区:这是CEO个人专注工作的区域,免于干扰和个人隐私保护很重要。
(2)助理团队工作区:要为CEO的助理团队提供必要的工作区域。注意两者之间的距离和隔音,并配置多功能可调节的家具。
(3)社交/招待区:方便CEO与管理团队或访客或员工进行非正式接触、交流,应将此区域安排在CEO个人工作区的入口处,这个区域也是他跟下属团队召开小型会议时的等待区。
(4)小型会议区:供CEO与现场办公和远程办公的员工开会使用,室内应配备各种数字媒体设备。
(5)洽谈室:员工或客户可在这个区域与CEO进行正式交流或业务洽谈。
(6)休息/更衣区:供CEO用餐、休息、更衣所用,具有温馨的生活氛围。
这是CEO办公室的简易版,也是特别为高级管理者打造的新型办公室,一般规划在工作场所的主要通道边。通常采用独立的吊舱式设计,配有滑动门等各位设备保护隐私;个人专注工作或视频通话时,把门关上即可。
在这种新型的办公室周围,还有多个与之配套的功能区域,以满足高管们不同类型的工作需求。如,类似咖啡馆一样的、具有社交功能的空间,方便他们随时与员工或客户交流,也非常适合在会议前后跟个别员工沟通。又如,远程工作空间可说是集办公室和家为一体的功能区域,既可与现场员工和远程员工开会,也可用于平时的休息……
混合办公时代领导们面临的最大挑战是帮助员工从疫情的低迷中走出来,重新回归办公室。因此,高管们特别是CEO要以身作则,用全新的领导方式进行管理,倡导更为民主平等的上下级关系。